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                          【学生档案管理】关于做好2020年毕业生档案转递工作的通知

                          发布日期:2020-05-20 作者:学生处档案室

                          各系:

                          为做好学院2020年毕业生档案转递工作,现就有关事项通知如下。

                          一、指导毕业生办理档案转接手续

                          学生毕业后,其档案应从学校转至具有管档权的国有单位或公共就业和人才服务机构。请各系指导毕业生根据个人情况到相应机构办理档案转接手续,具体要求如下:

                          (一)已落实就业单位的毕业生

                          1.国有单位录用或临聘毕业生

                          毕业生被机关、事业单位及国有企业等具备人事档案管理权的单位录用或聘用,可直接将单位出具的调档函上交辅导员或班主任。

                          2.私营单位聘用毕业生

                          毕业生携带就业协议书(或劳动合同)及身份证到工作单位所在地的市或区(县)级人才服务中心办理档案托管手续,并将人才服务中心出具的调档函上交辅导员或班主任。

                          (二)未落实就业单位的毕业生

                          1.户籍地属于长沙各区县,湘潭县,邵阳市大祥区,武冈市,怀化市区,中方县,娄底市开发区、万宝新区及保靖县的毕业生(初步名单见附件1)

                          毕业生携带户口本及身份证到户籍所在地人才服务中心申请办理档案托管手续,并将人才服务中心出具的调档函上交辅导员或班主任。

                             2.户籍地属于其它地区的毕业生

                          户籍地属于其他地区的毕业生无需办理档案托管手续,学院直接根据户籍地对口邮寄。

                          档案转递原则:对于提交调档函的毕业生,学院将根据调档函邮寄档案至档案接收单位;对于不要求提交调档函的毕业生,学院将按毕业生户籍邮寄档案至户籍所在地人才服务中心;升入本科的毕业生,学院将根据招生办提供的录取名册邮寄档案至相应的本科院校。

                          二、做好毕业生调档函的收集、整理工作

                          各系将毕业生上交的调档函进行收集、整理,具体要求如下:

                          (一)完善调档函的信息

                          毕业生调档函的右上方空白处须注明毕业生姓名、学号及班级。若调档函中未注明“档案接收单位地址”和“接收单位联系电话”,须将这两项信息添加在调档函下方空白处。

                          (二)分类整理调档函

                          各班先将调档函按档案接收单位名称进行分类,每类再按学号升序排列整理,上交系部;系部按档案接收单位名称分类,每类再按班号升序排列汇总,同时填好《2020年毕业生调档函信息汇总表》(见附件2)。

                          (三)上交调档函

                          6月15日前,各系将整理好的调档函和《2020年毕业生调档函信息汇总表》(电子版)上交学生处。

                          三、指导毕业生及时查询档案去向,并前往档案接收单位办理报到

                          为及时处理毕业生档案在转递过程中出现的问题,确保档案转递工作顺利完成,请各系在档案寄出后(大概7月中旬)督促毕业生及时查询档案物流信息,并在档案到档后前往档案接收单位办理报到,具体程序如下:

                          (一)查询档案物流信息

                          毕业生登录常德职业技术学院网站,点击“学生成长”—“学生处”—“通知公告”,在《2020年毕业生档案转出情况汇总表》中找到个人档案邮寄的EMS单号,根据单号在网上查询物流记录,确认档案已签收。然后登录档案接收单位网站或拨打档案接收单位电话查询个人档案收录情况。(档案派往湖南省内各人才服务中心的毕业生,可登陆湖南人事代理服务中心网站http://www.hnrsdl.com/rsdl/home 进行档案到档情况查询,湖南省公共就业和人才服务机构联系方式见附件3。)

                          (二)档案到档后办理报到

                          毕业生档案到达相应档案接收单位后,各系督促毕业生携带户口本、身份证、毕业证及报到证到人才服务中心办理报到手续。至此,档案转递手续才算完成。

                           

                          附件:1. 2020年档案回户籍地人才中心需要开调档函毕业生名单

                          2. 2020年毕业生调档函信息汇总表

                          3. 湖南省公共就业和人才服务机构联系方式

                           

                                       常德职业技术学院学生处

                          2020年5月17日    


                          附件2:2020年毕业生调档函信息汇总表.xlsx

                          附件3:湖南省公共就业和人才服务机构联系方式.xlsx


                            

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